《公司条例》第154条规定，每间公司必须有秘书(secretary)一名，并可由其中一名董事兼任。公司秘书如属个人，则须通常居于香港，如属法人团体，则须在香港设有注册办事处或营业地点。如秘书职位空缺，或因任何其它原因以致没有能够执行事务的秘书，有关事务可由助理秘书或副秘书代为进行，或由董事授权的其它高级人员办理。
秘书可由董事兼任。但《公司条例》第154B条规定，以董事兼秘书双重身份作出的作为是无效的。如某公司档要求由一名董事及一名秘书分别签署并呈交，那么该档不能由身兼秘书的董事个人分别以董事身份和秘书身份签署后呈交。
董事可按其认为合适的任期、酬金及条件委任秘书，如此获委任的秘书亦可由董事免任，当然，公司秘书也可辞去其职务，其程序和条件与董事的辞职相同。
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